Privacybeleid

(1) Onze organisatie

Speelpleinwerking Sproet v.z.w. is een particuliere vrijwilligersorganisatie. Wij organiseren een vakantieaanbod voor kinderen en jongeren van de gemeente Kasterlee gedurende enkele weken van de zomervakantie, onder de namen

• Sproet: aanbod voor 6 tot 12 jarigen.
• Kastaar: aanbod voor 13-15 jarigen.
• Kastaar Adventure: aanbod voor 15-16 jarigen. (sinds kort geannuleerd)

Het adres van onze website is: http://sproetbe.webhosting.be.

(2) Privacyverklaring persoonlijke gegevens

Bij het gebruik van ons online inschrijvingssysteem (mijn.sproet) vragen wij u heel wat persoonlijke gegevens die wij nodig hebben om de goede werking van Speelpleinwerking Sproet VZW mogelijk te maken.

Speelpleinwerking Sproet VZW verbindt zich ertoe om deze gegevens met de vereiste zorg en aandacht voor uw privacy te behandelen, in overeenstemming met de wettelijke bepalingen. In deze privacyverklaring geven wij een duidelijk overzicht welke gegevens wij bijhouden en hoe die volgens strikte noodzaak gebruikt en verdeeld worden binnen onze organisatie en daarbuiten.

(2.1) Welke gegevens, waar halen we ze, en waarom zijn ze nodig

Speelpleinwerking Sproet vzw verzamelt enkel die gegevens die nodig zijn voor onze werking.
De meeste gegevens levert u zelf bij uw registratie, inschrijving en betaling. Wij houden de volgende soorten gegevens bij.

• Gezinsregistratie (eenmalig)
• Deelnemer en inschrijvingen (per werkingsjaar)
  • Persoonsgegevens
  • Inschrijvingen en Bestellingen
  • Ontvangen betalingen

(2.2) Waar worden uw gegevens bewaard, en hoe lang?

Uw gegevens worden gedurende een beperkte tijd bijgehouden in de database van ons online inschrijvingssysteem.

• Deelnemers en inschrijvingen van een werkingsjaar: tot het begin van het derde kalenderjaar na het werkingsjaar.
  Voorbeeld: de deelnemers, inschrijvingen en bestellingen van 2017 worden begin 2020 gewist.
• Gezinsregistratie: tot de laatste persoonsgegevens van het gezin verwijderd zijn.
  Voorbeeld: Het gezin heeft inschrijvingen in 2015, 2016 en 2017 en daarna niet meer.
  De gezinsgegevens worden begin 2020 verwijderd, samen met de laatste inschrijvingen van 2017.

Een offline archiefkopie van de inschrijvingsgegevens wordt op de computer van de databeheerder bijgehouden.

(2.3) Wie heeft toegang tot uw gegevens?

• U zelf: na inloggen op het online inschrijvingssysteem kunt u steeds uw gezinsgegevens zien en aanpassen.
  Ook de informatie over de deelnemers en inschrijvingen van uw gezin in het huidige kalenderjaar is beschikbaar en (beperkt) aanpasbaar.
• De Sproet bestuurder(s) met “administrator” rechten in het systeem, om u te helpen indien nodig.

(2.4) Hoe zijn uw gegevens beschermd?

Uw gegevens zijn enkel toegankelijk na inloggen in het systeem, met uw persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord, of met de inloggegevens van een “administrator”.

(2.5) Uw gegevens aanpassen?

Nadat u inlogde met uw persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord kan u

• Gezinsgegevens aanpassen (altijd)
• Deelnemersgegevens aanpassen (enkel van het huidige kalenderjaar, altijd)
• Inschrijvingen en bestellingen aanpassen (enkel van het huidige kalenderjaar, zolang ze niet betaald zijn).
• Betalingsgevens kunt u niet aanpassen.

U kunt ook contact opnemen met de dataverantwoordelijke.

(2.6) Uw gegevens verwijderen?

Nadat u inlogde met uw persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord kan u Inschrijvingen en bestellingen van het huidige kalenderjaar verwijderen, zolang ze niet betaald zijn.

Voor het verwijderen van andere gegevens kunt u contact nemen met de dataverantwoordelijke.

(2.7) Hoe worden uw gegevens gebruikt?

Uw gegevens worden uitsluitend gebruikt om diverse lijsten op te stellen. Elke lijst kan gegevens bevatten uit de verschillende “types”: gezinsregistratie, deelnemer, inschrijving, bestelling, betaling.

Sommige lijsten worden aan externe organisaties doorgegeven.

(2.7.1) Lijsten voor intern gebruik

De meeste lijsten zijn voor intern gebruik en worden volgens noodzaak beschikbaar gesteld aan onze bestuurders en animatoren.

Deze omvatten onder andere

• Deelnemerslijsten per week (en per groep)
  • Naam, voornaam, contactgegevens, geboortedatum, medische aandachtspunten
• Lijsten voor aanwezigheidsregistrati
  • Naam, voornaam
• Lijsten bestelde T-shirts
  • Naam, voornaam, T-shirtmaat

De lijsten worden opgesteld in PDF formaat en elektronisch of op papier aan de bestemmeling bezorgd.

(2.7.2) Lijsten voor externe organisaties

Gemeentebestuur Kasterlee

• Nodig als bijlage bij onze subsidie-aanvraag.
• Naam, voornaam, adres en geboortedatum van de deelnemers.

De lijsten worden opgesteld in PDF formaat en elektronisch aan de bestemmeling bezorgd.

3) Privacyverklaring beeldmateriaal

Tijdens de Sproet, Kastaar en Kastaar Adventure werkingen worden heel wat foto’s genomen, als herinnering voor de deelnemers en als sfeerbeelden voor de werking. Op heel wat foto’s komen deelnemers, individueel of in groep, herkenbaar in beeld.

Alle fotomateriaal wordt anoniem verzameld, bijgehouden, beschikbaar gesteld en gebruikt.

Speelpleinwerking Sproet VZW maakt volgend gebruik van deze foto’s:

• Het foto-archief met de foto’s van alle voorgaande jaren wordt bijgehouden op de computer (en veiligheidskopie) van de dataverantwoordelijke.
• De foto’s van het meest recente zomeraanbod worden per werking en per week publiek beschikbaar gesteld in de online foto-albums op onze website. De foto-albums van een zomerwerking blijven maximaal één jaar beschikbaar, en worden gewist om plaats te maken voor de albums van de volgende zomer.
• Een klein aantal foto’s, meestal van het meest recente zomeraanbod, wordt gebruikt in andere elektronische vorm, bvb
  • Als illustratie op pagina’s van onze website buiten de online foto albums.
  • Als illustratie op pagina’s of bij berichten op de facebookpagina’s van Speelpleinwerking Sproet VZW
  • Als illustratie bij berichten op het instagram account van Speelpleinwerking Sproet VZW
• Een klein aantal foto’s, meestal van het meest recente zomeraanbod, wordt gebruikt in drukwerk voor promotionele doeleinden, bvb
  • Sproet, Kastaar of Kastaar Adventure flyers of folders
  • Gemeentelijk drukwerk rond aanbod kinderopvang en jongerenwerkingen.

Op uitdrukkelijk schriftelijk verzoek kunnen foto’s van uw kinderen verwijderd worden van elektronische media. Neem hiervoor contact op met de dataverantwoordelijke of een ander bestuurslid.

4) Cookies

Wanneer je een reactie achterlaat op onze website, kun je aangeven of we je naam, je e-mailadres en website in een cookie opgeslagen mogen worden. Dit doen we voor jouw gemak zodat je deze gegevens niet opnieuw hoeft in te vullen voor een nieuwe reactie. Deze cookies zijn een jaar lang geldig.

Indien je een account hebt en je logt in op deze website, slaan we een tijdelijk cookie op om te bepalen of jouw browser cookies accepteert. Deze cookie bevat geen persoonsgegevens en wordt verwijderd zodra je je browser sluit.

Zodra je inlogt, zullen we enkele cookies bewaren in verband met jouw login informatie en schermweergave opties. Login cookies zijn 2 dagen geldig en cookies voor schermweergave opties 1 jaar. Als je “Herinner mij” selecteert, wordt je login 2 weken bewaard. Zodra je uitlogt van jouw account, worden de login cookies verwijderd.

Wanneer je een bericht wijzigt of publiceert, wordt een aanvullende cookie door je browser opgeslagen. Deze cookie bevat geen persoonsgegevens en bevat alleen maar het post ID van het artikel wat je hebt bewerkt. Deze cookie is na een dag verlopen.